10 Tipps für deine Tagesplanung und mehr Produktivität

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Produktivität - das Zauberwort der heutigen Zeit.

Wer würde nicht gern seinen Tag produktiver gestalten, mehr erreichen und dabei noch früher Feierabend machen? Schlaue Tipps gibt es ja überall, es scheitert nur meistens an der Umsetzung, weil man sich von einem auf den anderen Tag einfach viel zu viel vornimmt.

Kein Mensch wird von heute auf morgen zum Frühaufsteher, macht jeden Morgen Yoga und Meditation und schnippelt danach entspannt Obst für seinen Energysmoothie, um gut gelaunt (und pünktlich) zur Arbeit zu fahren. Neeee. Das ist Murks. Es mag Leute geben, die das schaffen - aber ich selbst bin nicht so und ich würde euch solche Tipps auch nie geben, weil sie nur das Gegenteil bewirken: Demotivation.

Wie kann man also seine unstrukturierte Faulheit einigermaßen (und langfristig) in den Griff bekommen? Ich erzähle euch mal von ein paar Dingen, die bei mir schon gut funktionieren und auch von ein paar, die bei mir zwar noch nicht richtig fest drin sind, aber meinen Tag garantiert noch besser machen würden.

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1. Der nächste Morgen hängt schon vom Abend ab.

Das ist der Spielverderber Part und das, was Mutti schon immer gepredigt hat: Geh früh ins Bett, mein Kind - dann bist du morgen fit. Mama hatte immer recht. Ich war immer fest überzeugt, dass ich nur wenig Schlaf brauche und war nicht selten bis drei Uhr nachts noch wach und habe meine Zeit im Internet vergeudet, statt zu schlafen. Ich war tagsüber zwar nicht besonders müde, aber habe mich tierisch aus dem Bett gequält und konnte auch am nächsten Abend nicht gut einschlafen, so dass es wieder spät wurde. Ein Teufelskreis.

Was sollte man also machen? Handy ab 22 Uhr nicht mehr anfassen (Wecker stellen ist erlaubt) und schon mal bettfertig machen. Bettfertig heißt: Umziehen, Zähne putzen, abschminken, Pipi machen, ins Bett legen. Am besten in der Reihenfolge. Am 22 Uhr ist Lesezeit, denn lesen macht schlau und müde - eine tolle Kombi, um produktiv zu sein. Um 23 Uhr sollte spätestens das Licht ausgehen - und wehe, ihr fasst euer Handy dann noch einmal an, wenn ihr euch gerade so schön müde gelesen habt! 

Ein offenes Fenster (je nach Wohnlage) sorgt für guten Sauerstoff im Schlafzimmer, das macht morgens schneller wach und ist garantiert auch nicht verkehrt für nächtliche Regenerationsprozesse.

2. Aufstehen. DON'T SNOOZE.

Ich bin Weltmeister im Snoozen und ich hasse mich dafür. Ich kann 2 Stunden am Stück snoozen, auch wenn ich mir mehrere Wecker gestellt habe. Ich drücke die Schlummertasten dann halt im 2 Minuten Marathon. So ein Verhalten lässt einen nicht nur genervt und etwas aggressiv in den Tag starten, es vergeudet auch einfach wertvolle Zeit. Sofort aufzustehen ist nur einmal kurz schlimm - snoozen ist im Extremfall bis zu 56x schlimm. Also - Augen zu und durch, je öfter ihr das schafft, desto leichter fällt es. 

3. Sport. Ist Mord. Jedenfalls morgens.

Jetzt kommt der Part, bei dem in allen Büchern immer von Yoga, Joggen und Meditation die Rede ist. Mir persönlich fällt Sport nach dem Aufstehen einfach super schwer, ich KANN mich einfach nicht aufraffen. Weder Liegestütze, noch Kniebeugen oder YouTube Yoga. Ich fühl mich dann einfach wie ein schlapper Wurm, zottelig, ungeschminkt und ohne BH. Man müsste sich ja dann auch erst mal in Sportklamotten schmeißen und danach noch duschen und und und. Ach, viel zu anstrengend. Wer das kann, der überliest diesen dritten Tipp einfach und zieht sein Hardcore Programm durch, an dieser Stelle darf ich meinen tiefsten Respekt ausdrücken.

Wenn man seinem Körper nach dem Aufstehen etwas Gutes tun möchte, ist ein ganzes Glas Wasser ohne Kohlensäure schon mal ein guter Anfang, denn nachts verliert man enorm viel Flüssigkeit, die der Körper morgens wieder dringend braucht. Wer erst um 10 Uhr im Büro mit nem Kaffee startet, der KANN einfach nicht konzentriert arbeiten, weil dem Körper Flüssigkeit fehlt, um gute Leistungen zu bringen. 

Meditation und Yoga kann man in Sparversion gut unter der Dusche einbauen (je nachdem, wie groß eure Dusche ist). Reckt und streckt euch, lasst Arme und Kopf mal runterhängen und berührt eure Zehen (Übung macht den Meister), versucht eure Schultern zu lockern und ein paar Dehnübungen für die Arme zu machen - ich kann das hier nur schwer bildlich in einzelne Übungen verpacken, aber ihr werdet je nach Platz in der Dusche schon merken, was gut funktioniert und was nicht. Atmet mit geschlossenen Augen ein paar Mal tief durch und fokussiert euch nur auf den Atem und das Wasserprasseln. Nach so einem Mini-Duschyoga ist man entspannt, sauber und hat vielleicht sogar ein zwei tolle Ideen für den Tag - denn gute Ideen kommen meist, wenn man sie nicht erzwingt und gar nicht damit rechnet. Ein Notizblock im Badezimmer ist daher nicht verkehrt.

4. Frühstücke so, wie du es magst.

Manche kriegen morgens noch nichts runter und manche kriegen mit leerem Magen nichts auf die Reihe - dazu gehöre auch ich. Da ich morgens lieber ein bisschen länger schlafe, statt zu frühstücken, nehme ich mir mein Frühstück immer mit und frühstücke dann im Büro. Ich habe auch im Büro einen stattlichen Vorrat, damit ich nie hungern muss - zur Not auch Müsliriegel aus der Schreibtischschublade. Schaue also, wie du es am liebsten magst und was dir gut tut, damit du gut in den Tag starten kannst. Erst danach widmest du dich deiner eigentlichen Tagesplanung.

5. Ziele setzen - aber richtig.

Wenn man sich überlegt, was man heute alles schaffen will, dann ist das garantiert einiges. Aber nicht alles von dem, was man schaffen möchte, ist auch wirklich wichtig. Überlegt euch also maximal drei Tagesziele, die ihr unbedingt erledigen müsst. Damit da nicht einfach nur steht "Präsentation fertigstellen", solltet ihr pro Tagesziel auch einen Weg zu diesem Tagesziel in Einzelschritten aufclustern - ungefähr so: 

Tagesziel 1: Präsentation fertigstellen

1. Material sammeln - Infos, Bilder, Logos, Schriftarten

2. Präsentation anlegen und gliedern - wie viele Seiten, welches Format?

3. Inhalt grob übertragen und Struktur festlegen - was fehlt? Zu viel Text? Zu wenig?

4. Fehlende Inhalte nachtragen und zu lange Texte kürzen

5. Präsentation auf Fehler untersuchen und andere drüberlesen lassen

6. Präsentation optisch aufpolieren, Texte final formatieren etc.

7. Präsentation in mehreren Dateiformaten abspeichern und sichern

Das macht ihr dann so genau wie möglich und erst dann fangt ihr mit der klassischen To-Do-Liste an, auf der dann die eher unwichtigeren Sachen stehen können. Geht diese Punkte dann einmal kurz durch - sind da Sachen dabei, die innerhalb von drei Minuten erledigt werden können? Dann sofort abarbeiten. Sind da Sachen dabei, die delegiert werden können? Dann entweder sofort abgeben oder farbig markieren und sich später darum kümmern.

6. Pausen und Emailzeiten setzen

Pausen sind wichtig - nicht nur Pausen zum Essen, Powernappen, Bewegen oder Quatschen, sondern auch für Zeitfresser für Emails. Stellt euch am besten diese kleinen Pushbenachrichtigungen von Emails und Kalendereinladungen aus, die euch pausenlos ablenken. Diese kleinen Dinge fressen enorm viel Zeit, weil man nicht selten "nur mal schnell" nachgucken will, was denn da jetzt neu reingekommen ist. Diese Nachricht wird garantiert auch noch eine Stunde bis zur nächsten Emailpause warten können. Wenn ihr euch bewusst Zeit nehmt, um Emails zu beantworten, geht es auch viel konzentrierter und insgesamt schneller, als immer mal wieder kleckerweise nebenbei.

7. Wo fange ich an?

Sind alle Ziele gesetzt, alle Aufgaben notiert und alle Pausen festgelegt, ist man bereit zum Starten. Doch wo fange ich an? Ich kann es euch sagen: Macht das SCHLIMMSTE zuerst. Im englischen sagt man glaub ich "eat that frog". Wenn man das, was einen am meisten beschäftigt, sofort hinter sich bringt, dann fühlt man sich wie der King. Wirklich. Stellt euch vor, ihr könnt euren Tag mit DIESEM Gefühl starten - was gibt es Besseres? Beißt also sofort in den sauren Apfel, anstatt den ganzen Tag daran denken zu müssen. Ein schwieriges Telefonat, eine komplizierte Aufgabe, ein fieses Problem - geh es als allererstes an und bring es hinter dich.

8. Nicht stören - Tunnel.

Manchmal ist man im Flow und man schafft einfach viel, kann sich richtig gut konzentrieren, Dann kommt irgendein Trottel mit irgendeiner völlig unwichtigen Angelegenheit, die einen komplett rausbringt. "Wo ist das Tesafilm" oder "Kannst du mal kurz gucken kommen, meine Maus funktioniert nicht" sind der absolute Konzentrationskiller. Kommuniziert, dass ihr mal für eine Stunde nicht gestört werden wollt. Hängt einen (nett geschriebenen) Zettel an die Tür oder kommuniziert, dass man euch nicht ansprechen soll, wenn ihr Kopfhörer tragt - das darf man natürlich nur einführen, wenn man tatsächlich nur in solchen Situationen Kopfhörer trägt. Es wird jeder respektieren, dass ihr gerade beschäftigt seid, wenn ihr es vorher ankündigt.

9. Schreibtisch aufräumen.

Wenn ich ein paar Aufgaben abgearbeitet habe und gerade unschlüssig bin, wo ich weitermachen soll, da packt mich immer so eine Aufräumwut. Ich stehe auf, reiße das Fenster einmal auf und sortiere kurz aus. Weg mit den leeren Tassen, Müll wegschmeißen, saubere Stapel legen, lose Stifte zurück in den Becher, ungenutzte Ladekabel wegpacken, Visitenkarten einsortieren. Wenn nötig, kann man ruhig mal feucht über den Schreibtisch wischen oder den Bildschirm vorsichtig entstauben (oder von Fingerabdrücken befreien). Fenster zu, nochmal ein paar ordentliche Schlucke Wasser trinken, kräftig strecken und weiter geht's mit einem sauberen Schreibtisch und neuer Energie. 

10. Die richtige Feierabend Zeit

Manchmal muss man einfach einsehen, dass man nicht alles geschafft hat - und es heute auch nicht mehr schaffen wird. Das ist ok, morgen ist ein neuer Tag. Hör auf dein Bauchgefühl. Wie ist deine Energie - schaffst du heute noch etwas oder macht es keinen Sinn mehr? Länger im Büro zu bleiben, obwohl man ausgelaugt ist, macht keinen Sinn und solche nur in Ausnahmesituationen (Deadlines) gemacht werden, weil der Körper da unter Stress zu höheren Leistungen fähig ist. Auf Dauer frisst es nur Zeit und bringt nix - geh lieber früh ins Bett und steh morgen frisch auf, um dann weiterzumachen.

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Unser Daily Planner

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Unseren Daily Planner aus der #letsgetthingsdone Kollektion haben wir für die tägliche Tagesplanung ausgelegt - undatiert, damit man auch wirklich keine Seiten vergeudet, wenn man mal Urlaub hat, krank ist oder einfach nicht so viel ansteht. Eine Doppelseite für jeden Tag - hier hast du dann die Übersicht über deine Termine, To Dos und Notizen (für 123 Tage).

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Zusätzlich hast du die Möglichkeit dir über ein paar Dinge klar zu werden - was möchtest du erreichen, sowohl beruflich, als auch privat? Was bringt dich weiter, spornt dich an und macht dich stark? Was zieht dich runter, nervt dich, hemmt dich? Unterbewusst weiß man diese Dinge ja, aber wenn man es mal schwarz auf weiß hat, dann ist es noch deutlicher und man kann sich leichter motivieren. Die Liste der negativen Dinge sollte regelmäßig überprüft werden - was davon kann ich ändern, abschaffen, vermeiden? Die positiven Dinge dagegen sollte man sich ganz genau anschauen - was davon kann noch noch mehr in meinen Alltag integrieren? Was ist in der letzten Zeit zu kurz gekommen?

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Hinten im Planner habt ihr die Möglichkeit, eure monatlichen Finanzen im Überblick zu behalten. Wo habe ich bestellt oder gekauft? Was ist meine Bestell- oder Kundennummer? Bis wann muss die Rechnung überwiesen werden?

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Auf dieser kleinen Motivationsseite könnt ihr die schönsten Komplimente sammeln, die ihr in der letzten Zeit bekommen habt. Wenn ihr etwas geschafft habt, auf das ihr stolz seid, dann könnt ihr euch auch selbst ein Kompliment geben, das ist völlig ok. Wenn ihr dann mal einen Durchhänger habt, dann schaut einfach auf diese Seite und tankt neuen Mut.

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Hier könnt ihr euch einen Überblick verschaffen, bei welchen Accounts ihr im Internet überall angemeldet seid - in welchem Shop habe ich welche Emailadresse hinterlegt, welches Passwort, welchen Nutzernamen? Im Laufe der Zeit sammelt sich da einiges an!

Mehr aus der #letsgetthingsdone Kollektion:

Neben unserem Daily Planner haben wir auch noch unseren Weekly Planner, mit dem ihr eure ganze Woche planen könnt. Hier geht es weniger um die Details der einzelnen Tage, sondern vielmehr um die ganze Organisation drumherum. Wann muss ich wo sein, was habe ich zu tun, was muss ich einkaufen, was esse ich?  Außerdem noch einen praktischen Tischkalender, eine Schreibtischunterlage mit geheimer Notizfläche, Bleistifte mit Magnetkappe und vieles mehr - schaut doch mal vorbei!

Ich hoffe, ein paar meiner Tipps haben euch inspiriert und ihr habt jetzt sofort Lust, loszulegen und euren Tag oder eure Woche zu planen!

Viel Spaß dabei!

Eure Joana

 

 

 

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