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Tipps für besseres Zeitmanagement und mehr Produktivität

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Damit ihr im Alltag nicht zwischen euren ganzen Terminen und To-Do’s untergeht, haben wir mal ein paar Tipps für euch zusammengetragen. 

Lasst uns nicht lange drumherumreden, hier geht’s um Zeit!

Was ist überhaupt Zeitmanagement? 

Zeitmanagement ist die Kunst, mehrere Aufgaben innerhalb einer bestimmten Zeit unter einen Hut zu bringen, sich dabei realistische Ziele zu setzen und diese auch zu erreichen. Realistisch ist hier das Zauberwort! 

Neben dem Abhaken von To-Do’s gibt es natürlich noch ein Ziel, das wir erreichen wollen: Einen ausgeglichenen Tagesablauf, achtsam gestaltet und frei von Stress und negativem Druck.

Was man dafür braucht:

  • ein bisschen Selbstdisziplin und Geduld, bis sich eine Routine einstellt.
  • ein gutes System (Planer, Software etc), mit dem ihr gern arbeitet und gut zurechtkommt. 
  • die Anwendung erlernter Techniken und die ständige Kontrolle und Überarbeitung dieser (Technik oder System anpassen, wenn es noch nicht das Richtige für euch ist)

Unsere Tipps für besseres Zeitmanagement und mehr Produktivität

  1. Teilt euch euren Tag gut ein, das beginnt schon mit der richtigen Wahl der Weckerzeit. Entspannt in einen Tag zu starten ist die Grundlage für gutes Zeitmanagement. Je nach Vorliebe könnt ihr vor der Arbeit etwas Sport machen, ein paar Seiten lesen, gemütlich frühstücken oder eine Runde mit dem Hund spazieren. Hauptsache, ihr startet nicht unvorbereitet und hektisch mit dem Coffee to go Becher und dem Crossiant unter dem Arm in das erste Meeting (Vorlesung/Unterrichtsstunde etc), ohne dass ihr euch vorher einen genauen Plan machen konntet, was heute überhaupt ansteht.

  2. Darum nehmt euch, nachdem ihr nach eurem Morgenritual entspannt auf der Arbeit angekommen seid, erst einmal Zeit für euer System - also euren Tagesplaner, Terminkalender, digitalen Kalender oder womit auch immer ihr am liebsten arbeitet. Verschafft euch in aller Ruhe einen Überblick. Was steht heute an? Wann muss ich wo sein? Wann kann ich Pausen einbauen? Wie sieht es mit Mittagessen oder etwas Bewegung aus? Achtung Zeitfresser: Auch, wenn ihr beim Checken eures Systems garantiert über die ein oder andere wichtige Mail stolpert - lasst sie erst mal beiseite! Hat man erstmal angefangen, hängt man drin im Postfachdschungel. 

  3. To-Do’s priorisieren. Die Liste der unerledigten Dinge ist lang - manche Aufgaben fallen leichter, andere schwerer. Doch nicht alle Dinge sind gleich wichtig! Lasst die Tages-To-Do-Liste nicht zu lang werden und schreibt euch für diesen Tag nur die Aufgaben auf, die wirklich heute zu erledigen sind. Der Rest kommt ins persönliche Archiv, die To-Do-Sammelstelle, aber dazu später mehr.

  4. To-Do’s aufdröseln. Wie soll man den Punkt “Mails abarbeiten” jemals abhaken, wenn alle paar Minuten eine neue Mail eintrudelt? Schwammige Aufgaben gehören jetzt der Vergangenheit an - in euren Planer gehören nur aufgedröselte, klar kalkulierte To Dos. Nehmt den Punkt “Mails” ruhig als Überbegriff, aber schreibt genau auf, welche Mails ihr damit meint. So könnt ihr später Punkt für Punkt kontrollieren, ob ihr auch wirklich das erreicht habt, was ihr mit eurem Postfach heute vorhattet.

  5. Luft, Wasser, Bewegung. Damit euer Gehirn vernünftig arbeiten kann, braucht ihr regelmäßig kleine Pausen. Steht ein bisschen auf, lüftet kurz durch. Ein Apfel zwischendurch oder für ganz Motivierte sogar ein paar Dehnübungen - perfekt. Danach könnt ihr wieder frisch ans Werk.

  6. Bitte nicht stören! Der größte Feind für euer Zeitmanagement sind Einflüsse von außen. Jaaa, das Handy zählt auch dazu. Schaltet alle Notifications aus, stellt das Handy auf lautlos oder schaltet es sogar in den Flugmodus, wenn ihr volle Konzentration braucht. Eine geschlossene Tür ist nicht unhöflich, wenn ihr vorher kommuniziert, warum ihr sie schließt. Bei uns im Büro heißt es immer “ich bin dann mal im Tunnel” - dann wissen alle, was damit gemeint ist. Volle Konzentration, keine Störung. Keiner findet das komisch oder doof. Ihr findet da schon eine Art der Kommunikation. Gewöhnt euren Kollegen ab, dass sie ständig und immer mit allem “kurz mal fragen” dürfen. Notfälle sind natürlich erlaubt, aber “weißt du, wo das Tesafilm ist” gehört nicht dazu.

  7. Achte auf deinen Biorhythmus. Jeder Mensch hat so seine ganz persönliche Lieblingszeit, wann er am konzentriertesten Arbeiten kann und wann er am  meisten “schafft”. Legt euch die für euch anspruchsvollen Aufgaben in genau diese Zeit und dann ab in den Tunnel. Ein kleiner Tipp: Nach dem Mittagessen ist es unwahrscheinlich, dass man da zu Höchstleistungen fähig ist.

  8. Legt euch ein Archiv an, in das ihr ganz unsortiert alles reinschreiben, heften und sammeln könnt, was euch im Kopf herumschwirrt. Jeder unaufgeschriebene Gedanke speichert sich irgendwo im Hinterkopf, das ist dieses ständige “ach ja, da ist ja noch diese Sache”, die dann immer wieder mal aufploppt, weil man es nicht vergessen will. Egal wie unwichtig diese Sache sein mag - sie gehört erst einmal raus aus dem Kopf und rein ins Archiv. Hier kann man je nach Geschmack ein eigenes Notizbuch für verwenden oder seine Notizen und To-Do’s digital verwalten - hier kann ich euch die App “Evernote” sehr ans Herz legen. Wer lieber ein bisschen detailreicher mit seinen To-Do’s bastelt, kann sich mal “Trello” anschauen. Dieses Archiv pflegt ihr jeden Tag und scannt alles nach Dingen durch, die dringend oder wichtig sind, damit ihr sie in eure Tagesaufgaben übertragen und aufdröseln könnt (siehe Punkt 4). Das Archiv ist nicht zwingend zum Abarbeiten da, seht es mehr als Gedankenstütze. Ich nutze z.B. gern den Notizteil hinten in unserem Tagesplaner, den ich mit einem Post-it markiere. Mein persönliches Archiv nenne ich “Denkarium” - Harry Potter Fans werden den Zusammenhang bestimmt erkennen.

Das waren meine Tipps - ich hoffe, ihr konntet euch ein paar Inspirationen mitnehmen! Jetzt gebe ich euch einen kleinen Einblick in mein aktuelles System (aktuell, weil ich mir ständig wieder etwas Neues ausdenke, was für mich dann angeblich NOCH besser passt) - unseren Tagesplaner "Heute ist ein guter Tag". Ich erkläre euch, wie ich ihn nutze.

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Da der Tagesplaner undatiert ist, bin ich in der Nutzung ganz flexibel und kann auch mal ein paar Tage ausfallen lassen (wenn ich z.B. im Urlaub bin). Freie Seiten in einem Kalender mag ich nämlich gar nicht.

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Die Tagesansicht ist aufgeteilt in eine Terminübersicht, eine To-Do-Liste und ein freies Notizfeld.

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Im nächsten Bild seht ihr, wie die Notiz- und To-Do-Seiten, mit denen ihr euer Archiv verwalten könntet, im hinteren Teil des Tagesplaners aussehen.

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Die Terminübersicht nutze ich für meinen groben Tagesablauf, so kann ich mir auch kleine Reminder eintragen, die an Uhrzeiten/Tageszeiten gebunden sind - z.B. Wasser zu trinken oder mal zu lüften. Eine kleine Spielerei, die ich sehr gern mag.

Die To-Do-Liste besteht aus sorgfältig für den aktuellen Tag ausgewählten To-Do’s, die ich in kleine Schritte aufgedröselt habe, damit ich sie auch wirklich abhaken kann. Statt ein Häkchen zu setzen, kann man sich auch Symbole überlegen, die für “angefangen”, “halb fertig” und “erledigt” stehen. Manchmal hat man ja z.B. etwas erledigt, aber für den Haken fehlt noch irgendeine Freigabe oder Ähnliches.

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Die rechte Seite gestalte ich (je nach Zeit) immer relativ frei. Wenn in der Woche viel ansteht, hilft mir eine kleine Wochenübersicht, ein paar Dinge im Auge zu behalten und Deadlines besser abzuschätzen. Kleine Sticky Notes mit Notizen (dafür kannst du unser Sticky Notes Book "Kleiner Faulpelz" super verwenden) sind praktisch und dekorativ und können auch auf die nächste Seite übertragen werden, wenn es am nächsten Tag noch relevant ist.

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Weil mir das Gestalten des Planers meist mehr Spaß macht als das Abarbeiten der Aufgaben, nutze ich gern dekorative Elemente wie hübsche Blockblätter, Sticky Notes, Sticker, Washi Tapes oder Paperclips. Hier könnt ihr eurer Fantasie freien Lauf lassen.

So und jetzt - an den Planer, fertig, los!

Eure Joana
von odernichtoderdoch

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