15% Shopping-Tage: Nutze den Code SHOPPINGTAGE_15 und spare bis 9. Oktober.

Tipps für die Organisation von Fotos

Wir kennen es alle - wir besitzen tausende an unsortierten Fotos und haben immer diesen einen Hintergedanken im Kopf, den wir gern jahrelang beiseite schieben: Ich muss die unbedingt mal sichern und sortieren.

Ich will hier keine Horrorszenarien an die Wand malen - wir wissen alle, was passieren kann: Geräte können geklaut werden oder kaputt gehen, von Viren befallen, von uns selbst oder Fremden versehentlich formatiert werden, runterfallen oder auch einfach mal schlichtweg den Geist aufgeben. Von Hochwasser, Blitzschlag, Feuer und anderen schlimmen Dingen will ich gar nicht erst anfangen. Eine Sache haben all diese Dinge gemeinsam: Wir werden sehr sehr traurig sein über den Verlust von Erinnerungen, die wir in dieser Form nie wiedersehen werden. Jahre oder sogar Jahrzehnte an schönen Momenten: Einfach weg.

Falls sich beim Lesen dieser Zeilen dein Herzschlag jetzt etwas beschleunigt hast und in dir bereits leichte Panik aufsteigt bei dem Gedanken an all die Schätze, die du auf sämtlichen Geräten hortest, dann ist dieser Post etwas für dich. Ich versuche euch nämlich jetzt zu motivieren, diese Sache endlich mal anzugehen.

Vorneweg: Ich erzähle euch einfach, mit welchem Weg ich am besten zurecht komme und wie ich das mache. Lasst euch inspirieren und macht es entweder genauso - oder findet euren eigenen Weg. Das wichtigste ist, DASS ihr etwas macht. Es wird viel sein und es wird nicht schnell gehen - aber es wird sich lohnen.

Wie anfangen? Ich würde so vorgehen:

Schritt 1: Überblick schaffen

Lasst uns kurz überlegen - auf welchen Geräten fliegen überall Dateien rum, die dringend mal sortiert werden sollten? Macht euch mal eine Liste - ich geb euch ein paar Beispiele:

  1. auf dem privaten Desktop
  2. auf dem beruflichen Desktop
  3. auf dem Handy
  4. auf dem Tablet
  5. in der iCloud
  6. in eurer Dropbox
  7. Speicherlösungen wie ICloud Drive, Amazon Photos, Google Cloud, Adobe Cloud…
  8. auf dem Rechner von Freunden oder euren Eltern - Fotos, von Urlauben, bei denen ihr dabei ward und die ihr eigentlich längst haben wolltet…
  9. lose rumfliegende Speicherkarten oder USB Sticks (uuuh, davon gibts bestimmt so einige in euren Schubladen!)
  10. auf gebrannten CDs von Freunden oder Events - die Fotos wolltet ihr eigentlich längst irgendwo gespeichert haben…
  11. auf alten technischen Geräten in irgendeiner Schublade (da gabs doch noch den alten Laptop…?)
  12. in Chats wie Whatsapp, Slack, Mattermost, Facebook Messanger, ICQ
  13. in Download Ordnern, die auf den ersten Blick gar nicht so einfach zu finden sind (wo landen denn eigentlich all die Email Anhänge…?)
  14. auf Instagram - zb Storyvideos im Archiv, die nicht zusätzlich noch auf dem Handy gespeichert wurden
  15. teils sogar in Fotobearbeitungsprogrammen wie VSCO Cam, wenn sie nicht extra gespeichert wurden
  16. auf Firmenservern (Achtung, da darf man natürlich nicht einfach irgendwas runterladen und privat abspeichern, aber je nach Firma hat man da halt irgendwo mal einen Ordner oder Fotos abgelegt, die man auch privat nutzen darf - Fotos von Dienstreisen, Fotos vom Sommerfest oder das letzte Mitarbeiterfoto… Im Zweifel einfach mal nachfragen, sicher ist sicher!)

Schritt 2: Zusammensuchen und sammeln - Marie Kondos Haufenprinzip

Schreibt euch eine Liste all der Orte, an denen ihr ungesicherte Daten vermutet und geht erst mal nach Marie Kondo vor, so gut es geht: Tragt alles zusammen. Sammelt im ganzen Haus und Büro alle Speichermedien mit potenziellen Schätzen drauf. Es ist nicht ratsam, groß irgendwo Zeit und Speicherplatz zu investieren, alles an eine Stelle zu speichern - das gibt nur ein riesen Chaos und wahrscheinlich viele viele schlecht benannte oder unbenannte Ordner, die nachher kein Mensch mehr zuordnen kann. Von doppelten Bildnummern und aus solchen Gründen überspeicherten Dateien gar nicht anzufangen. Ein Häufchen auf dem Schreibtisch und eine Liste mit dem restlichen Orten sind schon mal ein guter Anfang.

Zum zusammensammeln gehört übrigens auch, dass ihr die Passwörter für sämtliche Clouds, Programme und Co herausfinden oder wenn ihr sie vergessen habt, neu vergeben müsst - denn ihr müsst schließlich auch an die Daten rankommen. Mühselig, bevor man überhaupt richtig angefangen hat.

Schritt 3: Die richtigen Speichermedien besorgen/installieren.

Es gibt verschiedene Speicherlösungen, am besten lest ihr euch in die Vor- und Nachteile der verschiedenen Optionen im Internet ein, da im Detail noch darauf einzugehen, würde diesen Post sprengen. Ich habe mich für die Dropbox Plus Abo entschieden (ca 120 Euro im Jahr für für 1TB Speicherplatz). Zusätzlich habe ich alle Dateien noch einmal auf 2 Festplatten (eigentlich 3, aber die eine ist schon Uralt und darum habe ich mir zur Sicherheit nochmal 2 neue gekauft). Eine davon habe ich bei meinen Eltern deponiert (ist für manche übertrieben, müsst ihr für euch selbst abwägen, WIE wichtig euch die Erinnerungen sind).

Ich habe also eine Cloud Lösung, bei der ich von überall auf meine Dateien zugreifen kann + eine Offline Lösung.

Habt ihr eure perfekte Kombi gefunden und alles ist startklar? Dann geht’s weiter mit

Schritt 4: Eine Struktur und Beschriftungssystem anlegen

Selbst mit den besten Absichten kann man vieles falsch machen, wenn man Ordner falsch beschriftet. Man sollte sich von vorneherein ein System zurechtlegen und dann IMMER dabei bleiben. Ich erkläre euch hier meinen persönlichen Weg - ihr könnt es so nachmachen, wenn es für euch passt, oder natürlich auch für euch abändern. Durch meine vielen Jahre Erfahrung als Fotografin mit TAUSENDEN zu sortierenden Bildern jeden Monat (und das auf Jahre hochgerechnet) kann ich auf jeden Fall auch schon aus einiger Erfahrung berichten und auch Dinge aufzählen, die man NICHT tun sollte. Da kann ich euch am Ende vielleicht noch auf ein paar Dinge hinweisen, die ihr vermeiden solltet.

So mache ich es: Ich teile erst mal grob Bereiche ein, in denen Fotos (und Videos etc) anfallen. Bei mir persönlich sind es 3, ich habe also 3 Hauptordner.

Familie (Private Sachen)

Heinen Lovebrands (Berufliche Sachen, die für mich persönlich wichtig sind: alle Fotos von Büros, Team und Co, Veröffentlichungen, Interviews, Screenshots… Dieser Ordner ist nur für mich und beinhaltet natürlich keine relevanten Daten, mehr Erinnerungen. Die wichtigsten Dinge sind ja auf dem Firmenserver gespeichert)

joanaslichtpoesie (Einzelnunternehmen - Steuerkram, Kooperationen, Insights…)

Zusätzlich gibt es bei Dropbox die Option, dass Bildschirmfotos (Screenshots) automatisch in einem Ordner gespeichert werden, sobald man sie macht. Find ich ganz praktisch und hab es aktiviert, damit mein Desktop immer schön aufgeräumt ist. Der Ordner “Screenshots” wird also von Dropbox selbst angelegt und automatisch befüllt.

Das sieht dann so aus:

Collagen_Fotoorganisation

Ich zeige euch jetzt die unterschiedlichen Sortierungen innerhalb dieser Ordner, die aber ähnlich aufgebaut sind. Unter dem Ordner Familie gibt es für mich persönlich 3 Unterordner, die mir sinnvoll erscheinen: Allgemeines (runtergeladene Musik oder Ebooks, Steuerkram, Textdokumente, private Kreativdokumente wie Fotobücher und Co…), Fotos und Videos. Je nachdem, wie viele (Handy)Videos ihr macht, könnt ihr den Ordner auch einfach weglassen und die Videos zusammen mit den Fotos abspeichern. Ob sich das für mich lohnt, wird sich noch herausstellen, diesen Ordner habe ich auch noch nicht lange (erst, seit ich 3 Millionen Babyvideos habe).

In diesem Post geht es hauptsächlich um die Organisation von Fotos, darum gehen wir nur hier ins Detail. Hier sortiere ich nach Jahren - nicht nach Personen und nicht nach Orten, das wird nach einigen Jahren sehr sehr unübersichtlich, ich spreche da aus Erfahrung… 

Collagen_Fotoorganisation2

Da niemand perfekt ist und man manchmal auch einfach keine Zeit hat, etwas im Detail zuzusortieren, könnt ihr euch noch einen Ordner “unsortiert” erstellen. Das sollte aber wirklich nur eine Zwischenlösung sein, sonst steht ihr nachher wieder bei Null, wenn ihr den Kram nicht regelmäßig zusortiert und da raus löscht… (erhobener Zeigefinger!)

Kommen wir zur Benennung von Ordnern innerhalb dieser Jahresordner. Wenn ihr wirklich viele Fotos macht, ist eine weitere Unterteilung von Monaten noch sinnvoll. Wenn ihr “normal viele” Familienfotos macht, könnt ihr es machen wie ich:

Ordnername: Jahr+Monat+Beschreibung+(optional) Personen/Ort

Ich habe als Beispiel mal einen fiktiven Ordner 2021 angelegt, um euch ein paar Beispiele zu nennen, wie ich die Ordner benenne. Die Ordner “Zuhause”, die ich den jeweiligen Monaten zuordne, sind einfach gemischte Sachen ohne bestimmtes Thema, die Zuhause oder im Garten oder im Cafe etc entstanden sind und keinen eigenen Ordner benötigen. Darunter fällt auch ein großer Teil der Handyfotos, die man gelegentlich so macht. Das Jahr und der Monat sind nicht nur für die übersichtliche Sortierung wichtig, sondern auch für die Auffindbarkeit, solltet ihr mal nach einem Ordner suchen (Tastenkürzel für Suchen: cmd + Leertaste bei Mac). Wenn ihr den Ordner nur “Urlaub” oder “Geburtstag” nennt, dann habt ihr nach ein paar Jahren einfach keinen Überblick mehr und müsst in jeden einzelnen Ordner reinschauen. Macht euch die Mühe, es lohnt sich!

Collagen_Fotoorganisation3

Moderne Betriebssysteme können mit Umlauten und Leerzeichen umgehen, wenn ihr ganz sicher gehen wollt, nutzt ihr nur a-z, A-Z, 1-3 sowie “-” und “_”. Vermeiden solltet ihr diese Zeichen: \ / : * ? " < > |

Schritt 4: Übertragen, sichern, löschen.

Wenn ihr euch jetzt eure Ordnerstruktur angelegt habt, könnt ihr die Bilder Step by Step einsortieren. Kennzeichnet euch irgendwie, was ihr schon übertragen habt und was nicht - bei Karten, CDs, Sticks und Co könnt ihr euch zb. beschriftete kleine Häufchen machen. Löscht noch nichts, was nicht 100% übertragen ist: Nachher ist irgendwas schiefgegangen (Internet war kurz weg, Dateiname war doppelt, Fehlermeldung etc ) und ihr habt im Eifer des Gefechts schon euer Handy oder Speicherkarte platt gemacht oder den Papierkorb geleert… Das wäre ärgerlich. Also immer schön auf Vollständigkeit überprüfen und NIEMALS NIEMALS NIEMALS einfach aus Faulheit alles KOMPLETT auf einmal rüberziehen, so dass da quasi eine Ladezeit von 34 Tagen angezeigt wird. Das packt euer Computer nicht. Es geht IMMER etwas schief. Glaubt mir. Ohne Fleiß kein Preis. Übertragt lieber nicht mehr als 1-3 Ordner (je nach Größe) auf einmal, denn zu oft bricht dann irgendwas ab und ihr habt keinen Überblick mehr, an welcher Stelle es aufgehört hat zu laden, weil die Bilder meist nicht der Reihe nach geladen werden… Auch ich dachte mir schon Dinge wie: “Ach, lasse ich das einfach über Nacht laden und morgen früh bin ich fertig…” Nix da. Hatte meist nachher mehr Stress als vorher.

Handyfotos übertragen (Apple):

Die Handybilder von meinem Iphone ziehe ich übrigens mit dem Programm “Fotos” auf dem Rechner rüber. Ich öffne das Programm, erstelle mir meinen Zielordner, markiere in Fotos die entsprechenden Fotos und Videos und ziehe sie einfach rüber. Dann erscheint oben so ein kleines Rädchen, das den Ladeprozess anzeigt und schwupps erscheinen sie dann in eurem neu angelegten Ordner. So habe ich mein komplettes Handy von ca 20.000 Bildern, Videos und Screenshots befreit und auch meine Cloud, die immer automatisch Updates gemacht hat (immer zu empfehlen) bereinigt (hat TAGE gedauert). Bei diesem Prozess habe ich parallel in Dropbox und auf die Festplatte gespeichert, mich immer vergewissert, dass alles da ist und die markierten Bilder auf dem Handy gelöscht, weil ich sonst durcheinander gekommen wäre. So hab am Handy bis auf Lieblingsbilder und Dinge, auf die ich öfter zugreifen will (Story Sticker, Hintergrundbilder etc), alles gelöscht und fange jetzt wieder bei Null an. Hat mich persönlich befreit, müsst ihr aber nicht genauso machen.

Mein Tipp, um Speicherplatz auf euren neuen Festplatten/Clouds zu sparen:

Bevor ihr wild von allen möglichen Orten eure Bilder auf euer neues, sauberes System übertragt, würde ich (wenn die Zeit vorhanden ist) etwas vorselektieren. Grob einfach mal durchklicken und Müll sofort rauslöschen. Auch habe ich mir irgendwann abgewöhnt ständig in RAW zu fotografieren (kann nicht jede Kamera, ist die größtmögliche Auflösung, die Daten sind VERDAMMT groß). Für den privaten Gebraucht reicht die größtmögliche JPG Variante vollkommen aus, RAWS habe ich dann nur noch bei bezahlten Fotoaufträgen gemacht. Wenn ihr euch damit gut fühlt, will ich nix gesagt haben - aus persönlicher Erfahrung weiß ich nur, dass man 99% der Bilder eh niemals größer als A4 ausdruckt und selbst für große Bilder auf Leinwand sind große JPGs von guten Kameras meist ausreichend.

Auch kann man sich bei manchen Fotos/ganzen Ordnern fragen: Sind mir die Fotos überhaupt so wichtig, dass ich sie speichern muss? Onkel Oskars Betriebsfeier, auf der ich 10 Minuten war, auf keinem Bild zu sehen bin und er mir trotzdem den 500 Bilder Ordner freigegeben hat? Nein. Wahrscheinlich nicht. Kann gelöscht werden. Befreit euch von Erinnerungs- und Datenmüll! Dazu zählen auch manchmal schmerzhafte Erinnerungen wie Fotos von zerbrochenen Freundschaften oder Beziehungen. Tun diese Bilder weh und werden sie immer wieder alte Wunden aufreißen? Dann weg damit, tut euch selbst einen Gefallen.

Schritt 5: Regelmäßig aktualisieren

Jetzt habt ihr euch also die Mühe gemacht, tagelang all eure Fotos in einer neuen, sauberen Ordnerstruktur zu sichern und habt alles auf mehreren Geräten/Festplatten gespiegelt und gut verstaut. Euer Desktop und euer Handy atmen jetzt bereinigt auf und sind befreit von Datenmüll, eure Sticks und Speicherkarten sind neu formatiert und bereit für neue Erinnerungen. Alte CDs wurden entsorgt oder wegsortiert, alles ist schön aufgeräumt.

Dieser Zustand hält leider nicht ewig an. Jetzt heißt es dabeibleiben und regelmäßig eure Fotos sichern und zusortieren, damit ihr nie wieder vor so einem Chaoshaufen steht. Die Schwierigkeit hier ist natürlich, alle Festplatten immer gleich aktuell zu halten. Ne ideale Lösung hab ich hier auch nicht, ich habe mir einfach ein System als Priorität ausgesucht (die Dropbox), auf die ich regelmäßig alle neuen Fotos speichere und nehme mir dann alle 2 Monate mal vor, die neuen Ordner von der Dropbox auch auf die Festplatten zu übertragen. Dazu könnt ihr euch auf die Festplatten immer ein Post it mit dem Datum des letzten Backups kleben.

Pro-Tipp: Tragt euch eine Erinnerung in den Kalender ein mit “Backup machen”.

So, das wars erst mal!

Zu diesem Thema kann man noch so viel erzählen und so viel ins Detail gehen. Dateibenennungen, Tipps, um Favoriten für Fotoalben rauszusuchen, Schlagworte, Tricks zum Aussortieren von Bildern und vieles mehr. Aber ich denke, das Wichtigste habe ich erst mal zusammengefasst und konnte euch einen kleinen Motivationsschubs geben, dieses Thema mal anzugehen.

Ich wünsche euch viel Spaß beim Sortieren, Sichern und löschen! Es ist ein tolles Gefühl, wenn man fertig ist, versprochen!

Eure Joana

Bitte gib die Zahlenfolge in das nachfolgende Textfeld ein

Die mit einem * markierten Felder sind Pflichtfelder.